保育園に提出する就労証明書の書き方｜入手・提出の方法も
就労証明書とは、働いていることを証明するための書類であり、転職の際や、外国人労働者のビザ申請・更新時などに必要となります。また、保育園入園申請手続きの際にも、保護者が保育できない事情を証明するために必要となるため、どのようなものか調べている方もいるでしょう。
この記事では、就労証明書の基本情報に加え、一般企業とフリーランスの場合の書き方の違いや、書く際の注意点を詳しく解説します。万が一、入園申請手続きに間に合わない場合の対処法にも触れるため、ぜひ参考にしてください。
1. そもそも就労証明書とは？
就労証明書とは、自分が働いていることを証明するための書類です。地域によっては在職証明書や就業証明書、雇用証明書などと呼ばれることもあります。
就労証明書に記載されるのは、働いている本人の名前や住所、勤務地の住所・名称、入社日、業種や就労期間、就労形態などの情報です。就労証明書に記載された内容は、就労先によって証明されることになります。
特に多くの人にとって就労証明書が必要になるタイミングは、子どもの保育園入園の際と言えます。保育園は基本的に、何らかの事情によって子どもを家庭で保育できない保護者のための保育施設です。そのため、保育園を利用するためには、保護者が保育できない事情を証明する必要があります。
働いている方は、働いていることが家庭で保育できない事情に当たるため、保育園入園申請手続きの際に就労証明書が必要となります。
1. 就労証明書が必要なタイミング
保育園への入園申請以外で就労証明書が必要なタイミングは、転職の際や、外国人労働者のビザ申請・更新時などです。
転職の場合は転職先の意向によりますが、求められた場合は就労証明書を提出する必要があります。転職先が応募者の職歴や業務内容、勤続年数などを確認したい場合に、就労証明書を求められるケースが多い傾向です。
また、転職先が外資系企業の場合は、入社時に海外での就労ビザを取得するために就労証明書が必要となるケースもあります。
2. 就労証明書の基本情報
保育園に就労証明書を提出するまでの流れは以下の通りです。
| 1. 就労証明書のひな形を入手する 2. 就労証明書を作成する 3. 自治体の窓口に提出する |
ここからは、就労証明書提出までのそれぞれのステップについて詳しく解説します。
1. 入手方法
就労証明書のひな型は、以下の3つの中から自分に合った方法で入手することが可能です。
| ・地方自治体の窓口 ・入園を希望している保育園 ・内閣府のホームページ（ぴったりサービス） |
就労証明書の様式は自治体ごとに異なりますが、現在は内閣府の「ぴったりサービス」を利用することで、自治体ごとの書式の入手や入力・提出が可能となっています。
（参考：ぴったりサービス「就労証明書作成コーナートップ ｜ ぴったりサービス」/https://app.oss.myna.go.jp/Application/wrkCert/search）
保育園でひな形を入手できる場合は、説明会の際に配布されるケースが多いです。入手できなかった場合は、念のため保育園に問い合わせてみるとよいでしょう。
2. 記入者
就労証明書の記入者は働き方によって異なります。
一般企業に勤めている方は、就労先の労務担当者などが記入してくれます。担当者に記入依頼をする際には、書類の目的や内容の確認を行い、書類の提出期限を伝えておくとよいでしょう。自治体によっては提出期限厳守の場合もあるため、担当者には日時に余裕を持って依頼するようにしてください。
自営業やフリーランスの場合、就労証明書は自分で書くことになります。ただし、就労証明書ではなく「就労状況申告書」など別の種類の書式が必要になるケースもあるため、自治体などにあらかじめ確認しておくのがおすすめです。
3. 提出方法
就労証明書の記入が完了したら、各自治体窓口に提出します。書類の提出方法は主に以下の3通りです。
| ・郵送 ・受付窓口に持参 ・オンライン提出 |
就労証明書は郵送・持参のどちらでも提出できますが、郵送の場合は届くまでにタイムラグが発生するため、提出期限が近い場合は注意してください。
内閣府の「ぴったりサービス」から就労証明書を作成した場合は、オンラインでの提出が可能となっています。ぴったりサービスを活用して就労証明書の作成・提出する場合はマイナンバーカードが必要になるため、利用したい場合はあらかじめ手順などを確認しておくとよいでしょう。
3. 就労証明書の書き方
就労証明書は一般的に作成する機会が多い書類ではないため、記入事項の書き方が分からず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
就労証明書の書き方は、各自治体のホームページにも記入例や書き方の見本が用意されているケースもあるため、参考にするのがおすすめです。
ここからは、一般企業・フリーランスにおける就労証明書の書き方や注意点について解説します。
1. 一般企業の場合
一般企業の場合、就労証明書は勤務先企業の担当者に作成してもらうものです。担当者は就労者の情報について、以下のように記入します。
| 就労先事業者に関する事項 | 就労先の業種を記入または選択します。 |
| 就労者に関する事項 | 就労者本人の氏名・住所を記入する項目です。 |
| 就労状況などに関する事項 | 就労者の雇用形態や就労時間、就労実績など、勤務状況に関する情報を詳しく記載する項目となっています。 就労実績については、新入社員などで実績がない場合は今後の就労見込みを記入するのが一般的です。また、産前・産後休業の取得がある場合は、復職年月日と合わせて忘れずに記入する必要があります。 |
| 保護者記入欄 | 入園を予定している児童の名前や生年月日、希望する保育園の名前などを記入する欄です。 |
なお、保護者記入欄は、就労先の担当者ではなく就労者自身が記入する項目のため記入漏れのないよう注意しましょう。
2. フリーランスの場合
フリーランスの場合、基本的には就労証明書ではなく就労状況申告書を自分で作成しなければなりません。フリーランスだけではなく、就労先が複数ある方など、就労証明書だけでは就労状況の把握が難しい場合にも就労状況申告書が用いられるケースがあります。
就労状況申告書の書き方は就労証明書とよく似ていますが、「直近3か月の収入状況」や「出産などによる就労状況」など、特有の項目内容もあるため注意してください。
また、就労状況申告書のほかに、就労実績が分かる書類（開業届、請負契約書など）や収入が分かる書類（確定申告書など）の書類提出が必要になる場合もあります。
3. 書き方の注意点
就労証明書を手書きで作成する際には、鉛筆やシャープペンシル、消えるボールペンなどの使用は避け、黒のボールペンで記入しましょう。
提出前に誤字・脱字がないか確認することも大切です。書き損じがあった場合は、二重線を引いて訂正印を押し、正しい文字を記入し直しましょう。修正テープや修正ペンを使用した書類は受付不可となる場合があるため注意してください。
また、記入漏れとなっている欄がないか、印鑑の押し忘れがないかなどを含め全体をチェックし、書類に不備がないようにしましょう。
4. 就労証明書が間に合わない場合の対処法は？
まだ仕事が決まる前で、就労証明書を用意できない場合は、「求職活動申立書」という求職活動をしていることを証明する申請書を提出しましょう。求職活動申立書の内容は自治体によって異なるため、申請方法などを確認しておくのがおすすめです。
就業していても、各種書類が揃わなかったり、内容に不備があったりといった理由で、就労証明書を提出締切日までに提出するのが難しいケースもあるでしょう。就労証明書が間に合わない場合の対処法としては、自治体の窓口への相談が確実です。
就労証明書が間に合わなかった際の対処方法は自治体によって異なりますが、不足分の提出期限が別で設定されるなど、ある程度猶予してもらえるケースもあります。「間に合わないかも」と思った段階で、早めに自治体の窓口に相談しましょう。
まとめ
就労証明書は、自治体の窓口や保育園で入手できます。また、内閣府の「ぴったりサービス」を活用すればオンラインでの提出も可能です。なお、一般企業の場合は就労証明書に記入することとなりますが、フリーランスの場合は就労状況申告書を用意することが一般的です。
記入の際は黒のボールペンを使用し、提出前に不備がないかしっかりとチェックしましょう。万が一、期限までに提出が間に合わない場合は、自治体の窓口に相談しましょう。
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※当記事は2023年4月時点の情報をもとに作成しています
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