保育士に必要なパソコンスキルは?身に付ける方法も!

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現代社会ではIT企業に限らず、多くの業種・職種でパソコンやタブレットなどを活用しています。保育士もさまざまな事務作業があり、年々デジタルツールを使いこなせる人材が求められつつある仕事のひとつです。

しかし、いざパソコンを勉強しようと思っても、どのようなスキルが求められているか分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、保育士が最低限覚えておきたいパソコンスキルについて、メリットも交えて紹介します。

保育士にパソコンのスキルは必要?

保育士の仕事はデジタルツールを活用する機会は多く、パソコンスキルを身に付けることで以下のようなメリットが期待できます。

〇業務負担が軽減される
保育に関わる記録や保護者との連絡事項など、手書きで共有する場合は膨大な作業時間が必要です。場合によっては、複数個所に同じ内容を繰り返し記入しなければなりません。

パソコンスキルを身につけると端末上で手軽に管理・編集できるため、作業効率がアップします同じ内容はコピー・ペースト機能で瞬時に複数個所へ転記できます。

〇情報共有しやすい
紙の書類で情報共有する場合、書類の保管場所をあらかじめ決めておくか、人数分コピーしなければなりません。パソコン上で書類を作成・保管する方式であれば、メールに添付するなど手軽に複数名へ情報共有できます。

パソコン上で情報ごとにフォルダで分けたり、更新時間や名前ごとに書類ファイルを並び替えたりと整理しやすいため、必要書類も容易に見つかるでしょう。

上記の他にも転職時のアピールポイントとなるなど、さまざまなメリットがあることから、パソコンスキルは保育士にとって必要なもののひとつと言えます。

【最低限】保育士が覚えたいパソコンスキル

業務を円滑に進めるためには、作業上で活用する機会の多いパソコンスキルを中心に身に付けることが重要です。インターネット検索など基本操作ができる程度では、情報収集に役立つのみで、書類作成など事務作業全体の効率アップにつながりません。

保育士の仕事で役立てることを目的とする場合は、最低限覚えておきたいパソコンスキルとして以下の5点が挙げられます。

1. 【タイピング】スムーズにキーボード入力ができる

パソコンで業務効率アップを狙う方は、まずキーボード入力スキルを身に付けることをおすすめします。ブラインドタッチができるようになれば、手書きよりも早く書類を作成できるでしょう。

スムーズなキーボード入力は文章作成スキルの基礎であり、下記のような事務作業全般に役立ちます。

  • 園からのお知らせ・お便りの作成
  • 保育計画・指導案の作成
  • 保育日誌など報告書の作成
  • 連絡帳・共有事項の記入

ブラインドタッチを身に付けるコツは、最初にキーボードに置く指の位置を覚えることです。左の人差し指は「F」、右の人差し指は「J」の位置に置き、正確に両手でキーボード入力できるよう意識しましょう。

2. 【フォルダ管理】フォルダの作成・整理ができる

保育計画や日々の保育日誌、過去のお知らせ・お便りなど、パソコンで作成できる書類は多種多様です。しかし、作成・保管する書類の種類が多ければ多いほど、目的のものを見つけるまでに時間を要します。

ほしい書類を素早く見つけるためには、フォルダ管理が重要です。混同されることの多いファイルとフォルダは、下記のとおり根本的に異なります。

  • ファイル…画像・動画・音声・文章などのデータ
  • フォルダ…ファイルを保管する場所

フォルダは、自由に新規作成で増やしたり名前を付けたりできる「入れ物」の役割を担うものです。たとえば、フォルダに「保育日誌(〇〇年度分)」と名前を付け、該当年度分のファイルを保存すると、確認したい年度分の書類が見つけやすくなります。

3. 【メール】新規作成や送受信ができる

メールの新規作成や送受信もある程度の知識を要する作業です。業者や各機関との連絡時にパソコンのメール機能を活用できるスキルがあれば、業務効率がアップするでしょう。

たとえば、以下のような電話ではなくメールでの連絡が適している場面で活用できます。

  • 内容を記録に残しておきたいとき(発注や契約関連など)
  • 画像や資料を共有したいとき
  • 複数の相手に同じ内容の連絡事項を伝えたいとき

最低限、メールの新規作成・送受信・返信・ファイルの添付などの操作方法を覚える必要があります。また、宛先を間違えるとメールの内容によっては、重大な情報漏えいとなるリスクがあることも十分に理解したうえでメール機能を利用することも大切です。

4. 【文章作成ソフト】各種書類の作成・編集ができる

各種書類の作成・編集は、パソコンの専用ソフトを使用します。文章作成ソフトは表やグラフ、画像を挿入することができ、フルカラー書類の作成にも対応しているため、下記のような場面で役立ちます。

  • 保育計画・指導案など各種書類の作成
  • お知らせなど保護者向けの配布物作成
  • お遊戯会・お祭りなどイベントチラシの作成
  • 親子行事のしおり作成

事務作業は手書きでもできますが、効率的とは言えません。パソコンの文章作成ソフトを活用すれば短時間で作成できるうえ、誤字や修正が生じたとしても一から書き直す必要はなく、該当箇所のみを手軽に編集することができます。

ただし、一度保存すると修正前の状態に戻すことが困難となる場合もある点に注意が必要です。

5. 【表計算ソフト】数値データの集計・分析ができる

文章作成ソフトとあわせて活用する機会の多いものが、表計算ソフトです。その名のとおり表を作成したり、入力した数値を計算したりする場合に役立ちます。

表計算ソフトは、一般企業で使用するソフトというイメージを持つ方も多いでしょう。しかし、保育士の業務においても表作成や計算が必要となることは少なくありません。

  • 職員のシフト作成
  • 給料計算
  • 備品などの管理
  • 保育料の計算

たとえば、上記の業務は表計算ソフトを活用することで、計算ミスのリスクを軽減できるでしょう。電卓を用いて手動で計算できるものが大半とはいえ、項目が多いほどヒューマンエラーは起こりやすくなります。表計算ソフトは計算式の指定を間違えなければ、不自然な数値が出ることはありません。

また、表計算ソフトは項目ごとに分けて計算したりデータを保管したりできるため、情報管理の手間が軽減される点もメリットです。

保育士がパソコンスキルを身に付ける方法

忙しい保育士であっても、パソコンスキルを身に付けることは可能です。お金を出して専門教室に通う方法もありますが、行事前の準備などで残業することもある勤務先の場合は効率的とは言えません。

自分に合ったタイミングで、なおかつコストを最小限に抑えてパソコンスキルを身に付ける方法には、以下の3つが挙げられます。

〇タイピングの練習サイトを使う
インターネット上では、会員登録の手間なく無料で利用できるタイピング用の練習サイトが数多く公開されています。ランダムに表示される見本の文章を入力し、正確さやタイムを自動判定してくれるものです。サイトによってはランクや称号が設定されており、練習して上達するごとにランクアップしていく手応えを感じることができます。

パソコンスキルの基本とも言えるブラインドタッチや、タイピングのスピードアップなどの練習におすすめです。

〇パソコン関連の書籍を読む
パソコン関連の書籍を読むことも、コストを抑えつつ基礎をしっかりと学ぶ方法のひとつです。初心者向けのものから上級者向けのもの、文章作成や表計算など各ソフト専用まで、さまざまな書籍が発売されています。

自分のレベルに合ったものを数冊持っていると、困ったときに即座に調べることができて便利です。

〇パソコンに関する勉強会を開く
パソコンスキルの習得を職場全体の課題としている場合は、職員同士で勉強会を開く方法も検討してはいかがでしょうか。

一部の保育士のみがパソコンスキルを磨くと、退職や休職時に業務効率が低下する可能性が考えられます。複数の職員で同様の業務ができるよう勉強会を開くことで職場のデジタル化が進み、業務が滞る心配もありません。

まとめ

最低限のパソコンスキルを身に付ける程度でも、保育士の仕事は大幅に効率がアップします。業務時間の短縮に加えて紙の消費を抑えたり書類を手軽に整理できたりと、さまざまなメリットが得られるでしょう。

パソコンスキル以外にキャリアアップや業務効率をアップさせる方法を知りたい方は、「ほいくらし」をぜひご利用ください。保育士の仕事を続けるうえで役立つ情報や注意点を数多く発信しています。

子どもたちとの接し方など仕事のポイントはもちろん、プライベートで活用できる情報も多いため、日々の生活を充実させたい方はぜひチェックしてください。

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