保育園に電話するのによい時間帯は?園見学の予約電話のかけ方も解説!

保育園に電話するのによい時間帯は?園見学の予約電話のかけ方も解説!

保育園へ子どもや行事に関する疑問を伝えたかったり、見学の申し込みをしたかったりするときに、どの時間にかければよいのか気になる方もいるのではないでしょうか。保育園には電話にでるのが難しいほど忙しい時間もあるため、時間を選ぶことで保育園の迷惑になるのを避けられます。

当記事では、保育園に電話するのに望ましい時間帯と電話をかける際に押さえておきたいことなどを解説します。保育園に電話するのに躊躇している方は、ぜひ電話をかける祭にお役立てください。

1. 保育園に電話するのによい時間帯

保育園に電話をかける際は、園のスケジュールや業務内容に影響を与えない時間帯の選択が重要です。保育園ごとに多少異なるものの、下記の時間帯はおおむね共通しています。

【電話がつながりやすい時間帯】

・職員が出そろう10:00~11:00頃
・子どもがお昼寝する13:00~15:00頃

【保育業務に忙しく電話を避けたほうがよい時間帯】

・登園時間に当たる7:00~9:00頃
・昼食時間に当たる11:00~13:00頃
・降園時間に当たる16:00~18:00頃

土日や延長保育の時間帯は子どもたちの数が少ない傾向にあるものの、職員の人数を絞っているケースが大半です。緊急時や欠席連絡以外の電話は、平日の昼間が望ましいでしょう。保育園によっては応対可能な時間帯を指定しているため、園のWebサイトや資料を確認すると安心です。

2. 保育園への電話のかけ方

保育園に電話をかける際の基本のマナーは、一般的な電話対応と同じです。ただし、子供の担任の先生が電話に出るとは限らないため、はじめに子どものクラスと名前を伝えましょう。

【電話対応の基本の態度】

・気分を落ち着かせ、雑音のない静かな場所から電話をかける
・電話の対応が可能かを確認する
・最初に挨拶をし、子どものクラス・名前・用件を明確に伝える
・相手の話をよく聞く
・質問は相手が話し終えてからにする
・適度な声量かつ明るい声で滑舌よくハキハキと話す
・急がずにゆっくりと話す
・聞き間違いがないか、最後に確認する
・用件が終わったらお礼を述べて静かに電話を切る

次に、保育園とスムーズにやり取りするために、押さえておきたいポイントを3つ解説します。

1. 伝えたいことを決めておく

保育園への電話では、伝える内容を事前に決めておくことが大切です。伝えたいことや確認したいことを事前に整理すると、電話中に忘れることなく相手へも分かりやすく説明できます。

保育園見学の予約をしたい場合は、都合のよい見学希望日や時間帯をあらかじめ考えておくと、スムーズに話が進みます。平日の午前中は、比較的受け入れられやすいです。ただし、保育園のスケジュールによっては希望が通らないこともあるため、日程調整できるように候補日は複数用意しておくとよいでしょう。

2. メモを準備する

保育園への電話をかける際は、メモを事前に準備しておきましょう。伝えたいことや子どもの情報などをリストアップしメモに記載しておけば、伝え漏れを防げます。

メモには、次のような内容を記載します。

【メモの例】

・子どもの名前
・子どもの生年月日
・住所
・電話番号(緊急連絡先)
見学希望日・時間帯
・確認したいこと(見学日当日の持ちものなど)

電話中に得た情報や回答をメモに書き留めることで、聞き漏らしを防げます。保育園の見学や入園手続きに関する重要な情報は、後で確認しやすいように整理しておくことが大切です。電話に対応してくれた方の名前も控えましょう。

3. 丁寧な言葉遣いで話す

保育園への電話では、話し方も重要です。挨拶や自己紹介を丁寧に行い、相手に敬意を示しましょう。質問や確認事項についても、言葉遣いに気を遣うことで相手に不快感を与えず、円滑なコミュニケーションが可能となります。

電話を切る際に感謝の言葉を忘れず伝えることも、今後の良好な関係構築には大切です。保育園は子どもが長い期間集団生活を送る、子どもの成長に大きな影響を与える場所となります。失礼のないように、丁寧な電話対応を意識しましょう。

3. 保育園への電話の会話例

保育園に電話をかける際に、緊張してうまく話せないという方もいるのではないでしょうか。保育園は日時に関わらず多忙なことが多いため、基本的な電話の礼儀を守った上で可能な限り手短に済ませるのがポイントです。

ここでは、保育園へ電話をかけた際のポイントと会話例を、「園児が通っている場合」「保育園見学を希望する場合」の2つに分けて紹介します。

1. 園児が通っている場合

子どもが通っている保育園へ連絡する際のポイントは、下記の通りとなります。

・挨拶する
・クラス名と名前、用件をはっきりと伝える
・体調不良の場合は感染症の可能性を考慮し、状況・症状を詳しく伝える
・手短に済ませる

下記は、子どもが熱を出して休む場合の会話例文です。

保育園側お電話ありがとうございます。◯◯保育園です。
自分おはようございます。お世話になっております。◯◯組の◯◯の母です。
保育園側◯◯さん、おはようございます。本日はどうされましたか?
自分昨晩から38度を超える熱が出ているので、今日は保育園をお休みさせていただきます。病院へ連れて行きますので、担任の先生にお伝えください。
保育園側今日は◯◯さんがお休みですね。もし病院に行って何かお変わりがありましたら、連絡をいただいてもよろしいでしょうか。
自分はい、また何かあったら電話を入れます。持ちものなどの変更があれば、お知らせください。よろしくお願いします。
保育園側承知しました。どうぞお大事になさってください。

2. 保育園見学を希望する場合

保育園見学を希望する場合のポイントは、下記の通りとなります。

・見学したい旨と、希望する見学日時を明確に伝える
・Webサイトなどでイベントや行事の日程を確認し、多忙な時期はできるだけ避ける
・持ちものや駐車場の有無、同行人数などを確認しておく

以下は、保育園見学を希望する場合の会話例文です。

保育園側お電話ありがとうございます。◯◯保育園です。
自分こんにちは、お忙しいところ申し訳ありません。◯◯保育園への入園を検討している◯◯と申します。保育施設の見学は可能でしょうか。
保育園側大丈夫ですよ。ご希望の見学日はありますか。
自分◯月からの入園を希望しているので、◯月◯日、午前10時はいかがでしょうか。
保育園側◯月◯日、午前10時ですね。その日であれば見学できますよ。見学に当たって、お子さまのお名前と生年月日を教えていただけますか。
自分名前は◯◯、◯◯年◯月◯日生まれの◯歳です。
保育園側◯◯さんですね。ありがとうございます。当日はスリッパと筆記用具をお持ちください。何か質問はございますか。
自分(利用できる駐車場の有無や同行人数の確認などをする)
保育園側(質問へ返答)
自分ありがとうございました。それでは◯月◯日、午前10時にお伺いいたします。当日はどうぞよろしくお願いします。
保育園側こちらこそ。お待ちしております。

4. 保育園見学の電話で確認すること

保育園の見学当日に備えて、事前に確認できることは聞いておきましょう。下記は、見学予約を入れる際に確認しておきたい主な項目です。

駐車場や駐輪場・ベビーカーの置き場所の有無車や自転車で訪れる場合やベビーカーを使用する場合、園内に停める場所があるか確認しておくと安心です。保育園に車を停めるスペースがない場合は、周辺の有料施設の利用を検討しましょう。
持ち物見学時はスリッパや筆記用具など、必要なものがある場合があります。途中入園を希望する場合、見学後にそのまま入園手続きを行う場合もあります。持参すべきものがあるかどうかを確認しましょう。
見学する人数園側が準備を整えるためにも、予定している同行者の人数を正確に伝えましょう。子どもも一緒に訪問する場合は、子どもを含めた見学人数を伝えることが大切です。
見学時の注意事項保育園によっては園内での写真撮影禁止など、見学時に禁止事項を設けています。注意事項があるかを確認しましょう。
希望クラスの募集状況入園を希望しても、定員に空きがなければ入れません。希望する時期に空きがあるか、他の希望者がどのくらいいるかも確認しましょう。
所要時間子どもが同行する場合、見学や手続きに時間がかかるとぐずりだすことがあります。おおよその所要時間を把握し、所要時間によっては対策を講じましょう。

他にも、見学できる範囲や園外活動などと被らないかを確認し、見たいところを伝えておくと当日の流れがスムーズに進みやすいためおすすめです。

まとめ

保育園に電話をかけるときは、保育園に業務に影響を与えない時間帯にかけるのがおすすめです。保育園では10:00〜11:00、または13:00~15:00のため、電話をかけるときはこの時間帯にかけましょう。ただし、子どもの欠席や緊急の連絡の場合は、できるだけ早く連絡するのが望ましいです。

電話をかける際は事前に伝える内容を整理しておき、内容を控えておけるようメモを用意します。先生が電話に出て挨拶を終えたら、子どものクラスや名前と要件を手短に伝えましょう。保育園見学の電話の場合は、電話で駐車場の有無や持ち物など知りたいことを聞いておくことも大事です。

「ほいくらし」では保育業界に関わる方に向けた、さまざまな情報を発信しています。保護者の方にも役立つ、自宅でもできる遊びや食育のアイデアなどの記事も多く掲載しているため、ぜひご覧ください。

※当記事は2023年4月時点の情報をもとに作成しています

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