保育園の懇談会・保護者会とは?事前準備のポイントと当日の進め方

保育園の懇談会・保護者会とは?事前準備のポイントと当日の進め方

文: 神戸のどか(保育士ライター)

保育園や幼稚園、認定こども園で行われる懇談会は、保護者にとって園や子どものことを知ることができる大事な機会です。有意義な時間にするためには、保育士が懇談会について十分に理解し、事前の準備を念入りに行う必要があります。

この記事では、懇談会の目的や事前準備のポイントについて紹介します。また、当日の流れや進め方を、スピーチの例文とともに解説していますので、懇談会準備に役立ててみてください。

懇談会(保護者会)とは?

懇談会とは、保護者と保育士が顔を合わせて情報を共有し合う場のことです。保育園や幼稚園、認定こども園などでは「保護者会」と呼ばれることもあります。

開催時期

懇談会は通常、年に1~2回行われます。開催時期は園によっても異なりますが、一般的には、年度初め(4~5月ごろ)と年度終わり(1~3月ごろ)に開催されます。子どもは親とは別の場所で保育する園が多く、保育士と保護者がしっかりと向き合える時間です。

目的

懇談会は下記のような目的で開催されます。

  • クラスの方針や目標を知る
  • クラスの様子や子どもの姿を共有し合う
  • 担任や保護者、保護者同士が交流して信頼関係を築く

子どもを安心して保育園に預けるには、保護者がクラスの雰囲気や子どもたちの様子を把握し、信頼できる環境であることが重要です。加えて、クラスの方針や目標について理解することで、子どもの成長を一緒にサポートできるでしょう。また、普段はお迎えの時間が異なることで顔を合わせる機会が少ない保護者同士も、交流できる貴重な機会です。

懇談会(保護者会)の事前準備のポイント

懇談会の準備では、保育士はクラスに適した懇談会を企画したり、資料を作成したりと、様々な準備をしなければなりません。懇談会準備におけるポイントを把握して、事前準備に役立てましょう。

内容を考える

まずは、懇談会の内容や方向性などの軸となる部分を考えましょう。懇談会の内容は、下記のように開催時期によって異なります。

年度初めに実施する場合

年度初めの懇談会に参加する保護者の多くは、新しい環境への不安を抱えています。信頼関係を築くことに重点を置き、担任やクラスのことを知ってもらえる機会にしましょう。

【内容の例】

  • 担任や保護者による自己紹介
  • 子どもの様子
  • 一日の流れ
  • クラスの方針や年間目標
  • 今後の予定
  • 園のルール(服装や持ち物の決まりなど)

年度末に実施する場合

年度末の懇談会は1年間の締めくくりとして、振り返りや保護者への感謝の気持ちを伝える場にするとよいでしょう。子どもたちの写真を用意しておくと、子どもの様子や成長を伝えやすくなります。また、来年度の進級や進学に向けた説明も行ない、安心して新年度を迎えてもらえるようにしましょう。

【内容の例】

  • 1年間の振り返り
  • 子どもたちにどのような成長があったか
  • 進級や進学にあたってクラスで取り組んでいること

園によって懇談会の進行が決まっている場合がありますので、去年の資料を見たり、先輩保育士に聞いたりしながら企画するとよいでしょう。

資料を作成する

クラスの年間目標や連絡事項、今後の予定、お願いなどをわかりやすく資料にまとめます。資料を見ながら説明する場合は、話しの流れを考えながら作成しましょう。

配布する資料に懇談会のタイムテーブルを書いておくと、全体の流れが保護者に伝わります。作成する際は、文章全体のバランスを考え、見出しを大きくしたり、大事なポイントを太字にしたりして、読みやすくなる工夫をしましょう。

お知らせを出す

おたよりを作成し、懇談会について告知します。出欠確認つきのおたよりを作成し、事前に参加人数を把握しておきましょう。

おたよりには、開催日時や場所、保護者の持ち物(筆記用具やスリッパなど)を記載しましょう。

会場の準備をする

事前の出欠確認で把握した参加人数を参考にして、椅子や机の配置を考えておきましょう。また、懇談会当日に配布する資料については、しっかり印刷できているか、枚数は足りているかなどを確認しておきます。

参加する保護者が気持ちよく過ごせるように、会場の掃除をしておきましょう。保育室で懇談会を行う場合は、子どもの製作物を飾っておくことで普段のクラスの様子を伝えやすくなります。

当日の流れと進め方【スピーチ例文付】

懇談会当日の流れを見ていきましょう。懇談会の進め方は園によって異なりますが、進行するうえでの参考にしてみてください。

①始まりの挨拶

懇談会の始まりの挨拶は、保護者の方を見て笑顔で明るい声を意識します。離れている保護者にも聞こえるように、ハキハキと丁寧に挨拶しましょう。

【スピーチ例】
本日はお忙しい中、懇談会にお集まりいただきありがとうございます。
お時間となりましたので始めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。

②保育士の挨拶と自己紹介

年度初めは、まだ担任のことをよく知らない保護者もいます。親しみを持ってもらえるように、挨拶と自己紹介で人柄を伝えましょう。話す内容の例として、好きなもの・趣味・挑戦したいことなどが挙げられます。

年度終わりの挨拶と自己紹介では、保護者への感謝や子どもたちの成長への喜びを伝えるとよいでしょう。

【年度初めの場合のスピーチ例】
今年度、○○組の担任をさせていただくことになりました、□□と申します。趣味は学生時代から続けているサッカーで、応援することもプレーすることも好きです!
4歳児クラスは初めてですが、子どもたちのパワーに負けないように頑張っていきたいと思います。1年間よろしくお願いします。

【年度終わりの場合のスピーチ例】
至らない点もあったかと思いますが、1年間温かく見守ってくださりありがとうございました。1年間で子どもたちは大きく成長し、できることも増えましたね。子どもたち同士の仲も深まり、友だちの名前を嬉しそうに呼び合う姿を見るとこちらまで笑顔になります。
残り短い期間ですが、子どもたちとの日々を充実させていきたいと思います。

③保護者の挨拶と自己紹介

年度初めは、保護者同士初めて顔を合わせることが多いです。お互いのことを知るために、一言ずつ挨拶してもらう機会を作るとよいでしょう。相手のことを知ることで、保護者同士の会話のきっかけとなります。時間が確保できそうな場合は、テーマを設けて話してもらうことで保護者のことがよりわかり場の雰囲気も和みます。

テーマの例としては、子どもの好きな遊び、名前の由来、子どもの長所、最近困っていること、お気に入りの公園などがよいでしょう。

【スピーチ例】
初めて顔を合わせる方もいらっしゃると思いますので、お一人ずつ簡単に自己紹介をお願いします。お子さまの好きな遊びも一緒に教えてもらえると嬉しいです。よろしくお願いします。

④クラスの様子や子どもの姿

クラスの様子を伝える際は、子ども同士の関わり方や遊び、行事への取り組みなどを話しましょう。子どもの姿を伝える場合は、食事・睡眠・着脱・排泄などの生活面について話しましょう。

子どもたちの話をするときは、場の情景が浮かびやすいように、具体的なエピソードを用意しておきます。普段、子どもの姿を観察する中で印象深かったことや、エピソードがあれば、メモしておくことをおすすめします。

【スピーチ例】
新しい保育室や担任になり少し緊張していた子どもたちも、1か月経ち、慣れてきたようです。「○○組さんのお兄さん(お姉さん)なんだ!」とはりきって身の回りのことを進めています。一つ下の3歳児クラスの子が困っていると、「どうしたの?大丈夫だよ」と優しく声をかける姿もみられます。

⑤連絡事項やお願い

保護者が集まる機会に、連絡事項や園のルールなどを伝えておきましょう。園のルールの例は、「持ち物に記名してください」「熱が37.5度以上ある場合は登園を控えてください」などが挙げられます。

保護者に伝えるときは、「どうしてルールが必要なのか?」という理由まで説明すると、理解されやすくなります。

【スピーチ例】
子どもたちの持ち物には必ず記名をお願いします。また、名前が薄くなっているものもありますので再度ご確認ください。持ち物の中には、同じ柄や似た衣服も多くあります。間違いを防ぐためにも、ご協力お願いします。

⑥質問や子育て相談

懇談会の内容でわからなかったことや、保護者が知りたいことについて質問を募りましょう。保護者は、トイレトレーニングの進め方、偏食、イヤイヤ期、休日にお昼寝をしないなど、さまざまな悩みを抱えていることがあります。

子育て相談があった場合は、まず保護者の悩みを受けとめます。そして、子どもの発達に触れながら実際に保育士が行っている子どもへの対応を話しましょう。保育士だけではわからないことや、その場では答えられないことは、園長に確認してから答えるようにするとよいでしょう。

【スピーチ例】
懇談会の内容でわからなかったことはありませんか?また、気になっていることや知りたいことがあればお気軽に相談してくださいね。

⑦終わりの挨拶

懇談会を終わりの挨拶で締めくくります。挨拶するときは、忙しい中時間を作って参加してくださった保護者へ感謝の気持ちをこめましょう。

【スピーチ例】
以上で、懇談会を終了させていただきます。
質問やご意見などございましたら、お気軽に担任までお声掛けください。
本日は、お忙しい中ご参加いただきありがとうございました。

懇談会を成功させる3つのコツ

初めての懇談会では、「時間が足りなかった」「話がまとまらない」など困ってしまうこともあるでしょう。懇談会をさらに充実した時間にするために、3つのコツを紹介します。

①時間配分を決めておく

懇談会の内容や資料ができたら、実際に話してみて時間配分を決めておきましょう。資料に沿って進行する場合は、話すところに印をつけたり、追加で伝えることをメモしたりすると安心です。

また、リハーサルして、時間配分を確認しておくことで、時間が足りなくなったり余ってしまったりすることを防ぐことができるでしょう。

②保護者に知りたい情報を聞いておく

初めての懇談会で、「何を話したらいいか決まらない」「どのようなテーマがよいかわからない」という場合は、事前に保護者にアンケートをとってもよいでしょう。保護者が知りたい内容を用意しておくことで、保護者にとって有意義な時間となります。

③欠席した保護者のケアをする

懇談会に参加できなかった保護者の中には、実際の懇談会の内容がどのようなものだったのか気になっている場合もあります。園によって方法は異なりますが、後日に懇談会の資料を渡し、簡単に内容を説明しましょう。

また、保護者の中には、懇談会に参加できず申し訳なく思っている人もいるかもしれません。保護者の気持ちを汲んで、「保護者会の内容は詳しく説明するので大丈夫ですよ。何かわからないことや気になることがあれば、いつでも相談してくださいね。」といった声掛けをしましょう。

十分な事前準備で懇談会を有意義な時間にしよう!

懇談会は、普段と違う雰囲気のなか保護者の前で話すため、保育士にとっては緊張する行事かもしれません。しかし、保護者はもっと緊張しているでしょう。保育士は安心感を与えられるように、リラックスして笑顔で話すことが大事です。

初めて懇談会を行うときは、「時間が余ってしまった」「伝えたいことを話せなかった」など上手くいかないこともあります。懇談会を成功させるためにも、事前準備をしっかり行いましょう。充実した懇談会になるよう、今回紹介した準備のポイントやスピーチ例などをぜひ参考にしてみてください。

神戸のどか(保育士ライター)
保育園で、0歳児から5歳児の子どもたちの保育を5年半担当。
「一人ひとりの個性」や「主体性」を大切にする保育園での勤務経験を活かし、現在は保育士さんや子育て中のママやパパに向けて記事を執筆している。
絵本や歌が大好きで、特に絵本の読み聞かせや手遊びが得意。
保有資格:保育士・幼稚園教諭・認定ベビーシッター

参考サイト:

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